Frequently Asked Questions

  • How do I create an account?

    Click on “Log in” at the top right of the page. Then select “Create account.”

  • How do I log in?

    First, create an account, then log in using the option at the top right of the page.

  • Include questions a potential student may have before purchase.

    Address common questions ahead of time to save yourself an email.

  • Where can I find my available courses?

    Once logged in, your available courses will be listed at the top of the page under “My Dashboard.”

  • Where can I find certificates for completed courses?

    Log in, click on your name at the top right, and select “My Page.” Then, choose “Certificates.”

  • How can I track my employees’ course progress?

    Click on your name, then select “Admin.” Go to “Users” and choose “Student Progress.” See our detailed guide below for more information.

Guide for group analysts (ENG)

(Scroll down to see Norwegian version)

Guide for Group Analysts

As a Group Analyst, you will have access to an academy user account that allows you to view student names, emails, and progress for the groups assigned to you. This guide will help you navigate your account, track student progress, and efficiently export reports.

CONTENTS

  • How to Access Your Account 
  • Viewing Your Dashboard 
  • How to View Progress and Student Details
  • How to Export Progress Reports 
  • Viewing Exported Group Progress Reports
  • How to View Your Users’ Certificates
  • Common Excel-CSV Issue 
  • Frequently Asked Questions


HOW TO ACCESS YOUR ACCOUNT

Once you have been assigned the role of Group Analyst, you can log in to view your assigned groups and student data.

The login page will have the following format:

🔗 firesafeacademy.no/users/sign_in


VIEWING YOUR DASHBOARD

Once logged in, you will see a menu in the left sidebar where you can access group progress and student details. You will have the following permissions:

✅ View and export student progress for your assigned groups

✅ View student names and emails for your assigned groups

1️⃣ Go to Users and click on Student Progress

2️⃣ On the Groups page, locate the group you want to view

3️⃣ Click on Progress Reports

Here, you can see student names, emails, and progress for the selected group.

💡 Note: Only students enrolled in courses will appear in the report. Users assigned to a group but not enrolled in a course will not be visible in the group overview.


HOW TO EXPORT PROGRESS REPORTS

1️⃣ Go to Users and click on Student Progress

2️⃣ On the Groups page, locate your group

3️⃣ Click on the three-dot menu next to Progress Reports

4️⃣ Select Export CSV

5️⃣ You will receive an email with a link to download the CSV file

VIEWING EXPORTED PROGRESS REPORTS

The exported group progress report (CSV) will include the following data:

📌 Student First Name

📌 Student Last Name

📌 Student Email

📌 Company (no longer in use but may be listed in student profiles by a Site Admin)

📌 Completed At (date the student achieved 100% completion)

📌 Started At (date the student first accessed the course)

📌 Activated At (date the student was enrolled in the course)

📌 Expires At (enrollment expiration date – only in CSV export)

📌 Course Name

📌 Last Sign In (last date the student logged into their account)

📌 % Viewed (percentage of lessons the student has navigated to in the course)

📌 % Completed (percentage of lessons the student has marked as complete)

📌 Custom Fields (only included in CSV export)


❗ KNOWN CSV / MICROSOFT EXCEL ISSUE:

When you open the CSV file in Excel, all values may appear in a single column instead of being correctly separated.

Solution:

  1. Open Excel first (do not double-click the CSV file).

  2. Click File > Open and select the CSV file.

  3. If all values are still in one column:

    • Select the column

    • Click Data > Text to Columns

    • Select Delimited and click Next

    • Choose Comma (or Semicolon, depending on the file)

    • Click Finish – now the data should be displayed correctly


CERTIFICATE MANAGEMENT

How to View a User’s Certificate

Once a student has had a certificate issued, it will be visible within their student details.

  1. Go to Support Your Students

  2. Select Users

  3. Locate your student and click on their name

  4. Click on the Enrollments tab

  5. In the Certificate Issued column, select Edit

  6. Click View certificate page

From here, you can view their existing certificate and download it as a PDF file.


FREQUENTLY ASKED QUESTIONS

❓ Why don’t I see all students in the report?

Only students who are enrolled in a course appear in the report. If a user is assigned to a group but has not registered for a course, they will not be included.

❓ How can I access a specific group?

If you don’t see a group you expect to have access to, contact the Site Admin to confirm your permissions.

❓ What should I do if I don’t receive the exported file via email?

Check your spam/junk folder.

Guide for group analyst (NOR)

Som Gruppeanalytiker (Group Analyst) vil du ha tilgang til en academy-brukerkonto som gir deg mulighet til å se studentnavn, e-poster og progresjon for gruppene du er tildelt. Denne guiden hjelper deg med å navigere i kontoen din, spore studentprogresjon og eksportere rapporter effektivt.


INNHOLD

  • Hvordan få tilgang til kontoen din
  • Se ditt dashbord
  • Hvordan se progresjon og studentdetaljer
  • Hvordan eksportere progresjonsrapporter
  • Se eksporterte gruppeprogresjonsrapporter
  • Hvordan se dine brukeres sertifikater
  • Kjent Excel-CSV-problemstilling
  • Ofte stilte spørsmål


HVORDAN FÅ TILGANG TIL KONTOEN DIN

Når du har blitt tildelt rollen som Gruppeanalytiker av oss, kan du logge inn for å se din tildelte gruppe og studentdata. 

Påloggingssiden vil ha følgende format:

🔗 firesafeacademy.no/users/sign_in


SE DITT DASHBORD

Når du er logget inn, vil du se en meny i venstre sidepanel hvor du kan få tilgang til gruppeprogresjon og studentdetaljer. Du har følgende tillatelser:

✅ Se og eksportere studentprogresjon for dine tildelte grupper

✅ Se studentnavn og e-poster for dine tildelte grupper

1️⃣ Gå til Users og klikk på Student Progress

2️⃣ På Groups-siden, finn gruppen du vil se

3️⃣ Klikk på Progress Reports

Her kan du se studentnavn, e-poster og progresjon for gruppen du har valgt.


💡 Merk: Kun studenter som er påmeldt kurs vil vises i rapporten. Brukere som er tildelt en gruppe, men ikke påmeldt et kurs, vil ikke være synlige i gruppeoversikten.


HVORDAN EKSPORTERE PROGRESJONSRAPPORTER

1️⃣ Gå til Users og klikk på Student Progress

2️⃣ På Groups-siden, finn din gruppe

3️⃣ Klikk på de tre prikkene (3-dot menu) til høyre for Progress Reports

4️⃣ Velg Export CSV

5️⃣ Du vil motta en e-post med en lenke for å laste ned CSV-filen


SE EKSPORTERTE PROGRESJONSRAPPORTER

Den eksporterte gruppeprogresjonsrapporten (CSV) vil inneholde følgende data:

📌 Student First Name

📌 Student Last Name

📌 Student Email

📌 Company (ikke lenger i bruk, men kan være oppført i studentprofilen av en Site Admin)

📌 Completed At (dato studenten oppnådde 100% gjennomføring)

📌 Started At (dato studenten først fikk tilgang til kurset)

📌 Activated At (dato studenten ble påmeldt kurset)

📌 Expires At (dato påmeldingen utløper – kun i CSV-eksport)

📌 Course Name

📌 Last Sign In (siste dato studenten logget inn på sin konto)

📌 % Viewed (hvor mange leksjoner studenten har navigert til i kurset)

📌 % Completed (hvor mange leksjoner studenten har merket som fullført)

📌 Custom Fields (kun inkludert i CSV-eksporten)


❗NB: KJENT CSV / MICROSOFT EXCEL-PROBLEM: 

Når du åpner CSV-filen i Excel, havner alt i én kolonne i stedet for å bli delt opp riktig. 

Løsning: 

1. Åpne Excel først (ikke dobbeltklikk på CSV-filen).

2. Klikk på “Fil” > “Åpne” og velg CSV-filen.

3. Hvis alt fortsatt havner i én kolonne:

• Marker kolonnen

• Klikk på “Data” > “Tekst til kolonner”

• Velg “Avgrenset” og trykk “Neste”

• Velg “Kommategn” (eller semikolon, avhengig av filen)

• Trykk “Fullfør” – nå skal det se riktig ut


ADMINISTRASJON AV SERTIFIKATER

Hvordan ser jeg en brukers sertifikat? 
Når en student har fått utstedt et sertifikat, vil det være synlig i deres studentdetaljer.

  1. Gå til "Support Your Students"

  2. Velg "Users"

  3. Finn studenten og klikk på navnet deres

  4. Klikk på fanen "Enrollments"

  5. I kolonnen "Certificate Issued", velg "Edit"

  6. Klikk "View certificate page"

Herfra kan du se studentens sertifikat og laste det ned som en PDF-fil.


OFTE STILTE SPØRSMÅL

❓ Hvorfor ser jeg ikke alle studenter i rapporten?

Kun studenter som er påmeldt et kurs vises i rapporten. Hvis en bruker er tildelt en gruppe, men ikke har registrert seg for et kurs, vil de ikke være inkludert.

❓ Hvordan kan jeg få tilgang til en spesifikk gruppe?

Hvis du ikke ser en gruppe du forventer å ha tilgang til, kontakt Site Admin for å bekrefte tilgangen din.

❓ Hva gjør jeg hvis jeg ikke mottar eksportfilen på e-post?

Sjekk søppelpost/spam-mappen din.